Bitte lesen Sie diese Erklärung und bestätigen Sie ihr Einverständnis am Ende dieser Seite

DATENSCHUTZERKLÄRUNG

1  Einleitung

Die Schweizer Rotary Distrikte und Clubs (nachfolgend individuell oder kollektiv als „Rotary" oder „wir" bezeichnet) respektieren Ihre Privatsphäre und verpflichten sich zu ihrem Schutz durch Einhaltung der Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung. Der Schutz der uns von Benutzern anvertrauten Daten ist von höchster Wichtigkeit für Rotary.

Rotary erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten (d.h. alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen) über das Club Management System «POLARIS» gemäss den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen, nämlich, soweit anwendbar, der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung [«DS-GVO») und des Bundesgesetzes vom 19. Juni 1992 über den Datenschutz («DSG») bzw. des DSG in seiner revidierten Fassung vom 25. September 2020.

Mit dem Besuch dieser Webseite bestätigt der Benutzer (d.h. alle Mitglieder, eingeschlossen Mitgliedskandidaten oder andere eigeladene Nicht-Mitglieder, eines auf der Plattform POLARIS eingetragenen rotarischen Clubs oder Distrikts), die vorliegende Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen zu haben und erlaubt ausdrücklich die Erfassung und Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, wie sie in dieser Erklärung beschrieben ist.

Rotary behält sich jederzeit Änderungen an der vorliegenden Datenschutzerklärung vor. Jede wesentliche Änderung wird den Benutzern in geeigneter Form mitgeteilt, sofern wir diese Erklärung zu deren Nachteil ändern. Rotary empfiehlt Ihnen gleichwohl, das Dokument regelmässig einzusehen. 

2  Wer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten?

Der jeweilige Rotary Distrikt/Club ist im Rahmen seines eigenen POLARIS-Zugriffbereichs für die Verarbeitung verantwortlich und bestimmt, allein oder zusammen mit Dritten, welche personenbezogenen Daten erfasst werden und den Zweck und die Mittel der Verarbeitung.

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie unter der Rubrik «Kontaktieren Sie uns» auf dieser Website entnehmen. 

3  Zweck der Datenverarbeitung

Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben (DS-GVO oder DSG) verarbeitet Rotary personenbezogene Daten stets für einen bestimmten Zweck und nur in dem Umfang, wie er für die Erreichung dieses Zwecks notwendig ist. Folgende Zwecke stehen bei der Datenverarbeitung im Vordergrund :

• Die Mitgliedschaft in einem Club (Verein); d.h. Rotary erhebt, speichert und bearbeitet personenbezogene Daten soweit dies für die Verwaltung der Mitgliedschaftsbeziehung, für die Erbringung von Dienstleistungen (z.B. Versand der Rotary-Zeitschrift, von Newslettern und anderen Informationen), für die Rechnungsstellung der mit der Mitgliedschaft verbundenen Leistungen, die Beantwortung von Fragen und Anliegen, die Unterstützung bei technischen Angelegenheiten sowie die Evaluation, Verbesserung und Neuentwicklung von Dienstleistungen und Funktionen des POLARIS-Systems erforderlich ist. Dabei erfolgt auch ein Datenaustausch innerhalb des Rotary-Networks, insbesondere mit Rotary International in den USA
• Die Einhaltung von gesetzlichen Verpflichtungen seitens von Rotary
• Zur Rechtswahrung, z.B. um Ansprüche gerichtlich oder aussergerichtlich und vor Behörden im In- und Ausland durchzusetzen oder uns gegen Ansprüche zu verteidigen.
• Zur Wahrung berechtigter Interessen, z.B. bei der Publikation personenbezogener Daten verstorbener Club-Mitglieder in der entsprechenden Rubrik des Rotary- Magazins.

Bei einem Besuch unserer Webseite werden gewisse Daten zu statistischen Zwecken erhoben. Damit können wir die Benützung für Sie verbessern. Es geht dabei um Ihre IP- Adresse, um den Ort, von dem aus sie die Webseite aufgerufen haben, um Datum und Zeit und die besuchten Seiten. Mit Ihrem Besuch auf der Webseite stimmen Sie der Erfassung dieser Daten zu statistischen Zwecken zu.

4  Welche personenbezogenen Daten werden erfasst?

In erster Linie werden personenbezogene Daten beim betroffenen Rotary-Mitglied selbst erhoben. Diese Datenerfassung geschieht auf zwei Wegen, einerseits durch den Club, dem das Mitglied angehört oder durch den Benutzer selbst, wenn er Daten seinem Profil in POLARIS ändert, hinzufügt oder löscht. Die einzelnen Clubs sind mit der Datenerfassung betreut und geben diese Daten dann über eine Schnittstelle an Rotary International weiter. Diese Datenverarbeitung ist für die Mitgliedsverwaltung unumgänglich. Die Datenschutzbestimmungen von Rotary International können sie über die Webseite von RI abrufen: https://my.rotary.org/de/privacy-policy .

Im Rahmen der Mitgliedschaftsverwaltung werden namentlich folgende personenbezogenen Daten verarbeitet;

Auch können personenbezogene Daten durch die Benützung von POLARIS erfasst werden; dies ist notwendig für einen guten Betrieb der Plattform, sowohl mit Blick auf den Benützer wie für künftige Anpassungen.

• Angaben zu Geräten und Programmen die für den Zugang zu POLARIS benützt werden
• Angaben des Protokolls, beispielsweise solche die im Rahmen der Benützung der Plattform angefallen sind:
  • Auf der Plattform aufgerufene Inhalte, einschliesslich verwendeter Passwörter
  • Device Event Information: Beschaffenheit, Sprachwahl, Datum, Zeit, Pannen
  • IP-Adresse (Internet-Protokoll)
  • Cookies (Beleg für Verbindungen), zur Identifikation des den Benützers
  • Tracking technologies: Angaben zur verwendeten Technik
• Ortsangaben aufgrund verschiedener Variablen
• Local storage (lokale Speicherung): Angaben zur Plattform, die im System des Benützers gespeichert sind.

Es ist nicht ausgeschlossen, dass neue Funktionen und ergänzende Module der Plattform angefügt werden. Solche künftige Handlungen werden auch zur Datenerfassung gezählt, soweit sie im Rahmen der ursprünglichen Zweckbestimmung von POLARIS erfolgen.

5  Wer hat Zugang zu den persönlichen Daten?

Die vom Benutzer selbst erfassten personenbezogenen Daten können grundsätzlich für alle andern Benutzer von POLARIS einsehbar sein, sofern der Benutzer nicht besondere Einschränkungen im Rahmen seiner Profil-Einstellungen verlangt. Auch können sich diese Daten im Rotary-Magazin für Mitglieder, im Directory oder in Mitteilungen Ihres Rotary- Clubs veröffentlicht finden. Rotary ist Teil der Dachorganisation Rotary International (RI) was den lokalen Betrieb beeinflusst. Jedes Mitglied eines Rotary-Clubs ist auch Mitglied von Rotary International. Personenbezogene, mittels POLARIS erhobene Daten der Mitglieder werden daher auch an RI und die Distrikte weitergeleitet und sind, soweit, Mitglieder von Schweizer Rotary Clubs betroffen sind, auch für sämtliche anderen Mitglieder von Schweizer Clubs einsehbar.

Entsprechend erfolgt im Rahmen der Rotary-Organisation auch ein Datentransfer in Drittländer (insbesondere an Rotary International in die USA), die keinen ebenso ausgebauten Datenschutz kennen wie die Schweiz oder die EU. Gleichwohl ergreift Rotary alle erforderlichen Massnahmen, um einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Auch Rotary Communication Serivces Schweiz-Liechtenstein als Betreiber von POLARIS und vertraglich gebundene IT-Provider haben Zugriff auf die Daten, um die Betriebssicherheit von POLARIS sicherzustellen und/oder die Serviceleistungen auf POLARIS zu verbessern.

6  Wie lange bleiben Ihre Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, als dies für den angestrebten Zweck erforderlich ist. Wir speichern personenbezogene Daten ferner, wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben. Das kann insbesondere dann der Falls sein, wenn wir personenbezogene Daten benötigen, um Ansprüche durchzusetzen oder abzuwehren, zu Archivierungszwecken, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit oder wenn Verjährungsfristen für vertragliche oder ausservertragliche Ansprüche laufen. Sie werden in unserer Datenbank gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind oder wenn sie Ihr Recht auf Löschung geltend machen können.

7  Welche Datenschutzrechte haben Sie?

7.1 Auskunft ; Sperrung ; Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Ein solcher Widerruf wird in aller Regel die Beendigung der Mitgliedschaft bei Rotary zur Folge haben.

7.2 Recht auf Berichtigung

Unrichtige oder unvollständige persönliche Daten können berichtigt werden. Es obliegt in erster Linie dem Benützer selbst, die notwendigen Änderungen in seinem „Benützer- Konto“ vorzunehmen; entsprechende Anträge können Sie aber auch uns gegenüber stellen.

7.3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

In gewissen Fällen haben Sie das Recht, eine Begrenzung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten einzufordern, vor allem wenn die Richtigkeit der Daten beanstandet wird, wenn die Daten für ein Gerichtsverfahren benötigt werden oder während der Zeit, die Rotary benötigt um zu prüfen, ob Sie ein gültiges Recht auf Löschung haben.

7.4 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

7.5 Wie machen Sie Ihre Rechte geltend?

Um Ihre Rechte geltend zu machen bedarf es eines schriftlichen Begehrens (Brief oder Mail) an den Verantwortlichen Ihres Clubs zur Beglaubigung (Identitätskontrolle) und zur Information des Clubs. Der Club antwortet spätestens einen (1) Monat nach Eingang des Begehrens.

8  Vertraulichkeit

Aufgrund der DS-GVO bzw. des DSG ist Rotary verpflichtet, persönliche Daten im Rahmen seiner Dienstleistungen vertraulich zu behandeln.

Vorbehalten bleibt die Herausgabe von personenbezogenen Daten aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder nach Massgabe von Verfügungen von Gerichts- oder Verwaltungsbehörden oder wenn der Benützer einer Weitergabe zugestimmt hat.

9  Datensicherheit

Rotary hat geeignete technische (z.B. Zugriffsbeschränkung, Datensicherung etc.) und organisatorische Massnahmen (z.B. Weisungen an Administratoren, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Monitoring etc.) getroffen, um die Sicherheit der erhobenen und bearbeiteten Daten zu gewährleisten und diese vor unerlaubtem Zugriff, Missbrauch, Verlust, Verfälschung oder Zerstörung zu schützen. Ein Zugriff auf die Daten ist nur denjenigen Personen gestattet, welche diese für ihre Aufgabenerfüllung benötigen.

Leider gibt es bei der Übertragung von Daten über das Internet keine absolute Sicherheit. Obwohl wir unser Bestes tun, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir keine Garantie für die Sicherheit Ihrer an unsere Website oder über ein öffentliches Netzwerk übertragenen Daten übernehmen. Jegliche Übertragung personenbezogener Daten geschieht auf eigenes Risiko. Ohne Beeinträchtigung jeglicher gesetzlicher Ansprüche und Rechtspflichten, denen wir unterliegen, sind wir nicht verantwortlich für jegliche Umgehung von Privateinstellungen oder Sicherheitsmaßnahmen unserer Website.

Rotary bemüht sich mit allem vernünftigen Aufwand sicherzustellen, dass seine Systeme und Dienste zur Datenverarbeitung den Anforderungen an Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität, und Belastbarkeit genügen, unter Berücksichtigung des Standes der Technik und der Kosten der Anwendung.

10  Cookies

Ein Cookie ist eine kurze Textinformation, die eine besuchte Webseite auf der Festplatte Ihres Computers oder Ihres mobilen Geräts anbringt, entweder durch die Webseite selbst (internes Cookie), oder von einem Skript in der Webseite erzeugt (Cookie von Dritten). Wenn Sie eine Webseite wieder aufsuchen erkennt das Cookie ihr Gerät anhand einer einmaligen Identifikation-Nummer und erleichtert damit den Zugang zur Webseite ohne den Namen des Benützers und das Passwort neu erfassen zu müssen und sammelt Informationen, etwa zu den Parametern Ihrer Seiten wie Sprache usw.

Auf dieser Plattform hat Rotary ein Programm zur Webanalyse eingebaut, wobei einzig Daten auf aggregierter Basis analysiert werden, d.h. ein Rückschluss auf bestimmte natürliche Personen ist nicht möglich. Eine Webanalyse erfasst und bewertet Informationen der Internetseiten über das Verhalten von Besuchern. Zweck ist Verbesserung der Effizienz und die Erfolgskontrolle der Webseite.

Das eingebaute Programm bewertet den Fluss der Benützer auf der Plattform. Der Verantwortliche für die Verarbeitung nutzt die so erhaltenen Daten und Informationen vor allem, um die Benützung der Plattform zu ermessen und so das Surfen auf unseren Internet-Seiten zusammenzufassen.

Indem Sie auf unserer Webseite surfen heissen Sie die Benützung der Cookies ausdrücklich gut. Rotary benützt die Cookies um Ihren Besuch auf unserer Webseite zu erleichtern, so dass Sie optimalen Nutzen aus dem Besuch ziehen. Es steht Ihnen jedoch jederzeit frei, die Cookies zu löschen oder zu begrenzen, indem Sie die Parameter Ihres Browsers ändern.

Um Cookies zu aktivieren oder auszuschalten, müssen Sie die Parameter Ihres Browsers ändern (mit dem Register „Optionen“); Sie können auch unter „Hilfe“ suchen.

Polaris - January 2025